La posta elettronica certificata, valida alternativa alla raccomandata A/R nasce circa 12 anni fa. Obbligatoria per aziende, PA e professionisti, veicola quasi 4 milioni di messaggi al giorno. Vediamo quali sono le caratteristiche, i vantaggi e l’evoluzione della PEC

Nella Pubblica Amministrazione in linea con numerosi obblighi normativi la Posta Elettronica Certificata (PEC) ha raggiunto nei quasi 15 anni di vita istituzionale una notevole diffusione sia in termini di caselle attivate che di messaggi scambiati. Le statistiche pubblicate sul sito AgID consentono di rilevare che le caselle attive al primo bimestre 2020 erano 11.122.114 con  383.836.000  messaggi scambiati, nel secondo bimestre erano 11.293.086: la crescita è evidente.

Un dato che non ci si aspetta è che, quasi il 40% delle caselle attive di posta elettronica certificata sono utilizzate da persone fisiche e cittadini in associazione a quanto derivante dagli obblighi di legge per imprese e professionisti. Nonostante questi dati positivi è ancora una volta utile ricordare cos’è la Posta Certificata, qual è il suo valore giuridico e dove si può attivare una casella.

Cos’è la Posta certificata (PEC) e quando è nata

L’istituzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) è di circa dodici anni fa: obbligatoria per le aziende, la Pubblica Amministrazione e i professionisti, viene anche utilizzata dai cittadini in misura sempre più consistente. La PEC italiana ha così acquisito un valore determinante e oggi costituisce un servizio esclusivo nel panorama europeo.

In tal senso i servizi elettronici europei di recapito certificato sono la naturale evoluzione della Posta Certificata (decisivo è il ruolo degli esperti nazionali nello sviluppo degli standard in ambito ETSI) e entro la metà del 2019 saranno attivi in tutta Europa nell’ambito dei servizi fiduciari stabiliti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS).

Un’alternativa (più economica) alla raccomandata A/R, la webmail PEC

La PEC è un’alternativa alla raccomandata A/R, poiché ne ha lo stesso valore legale, (per l’esattezza è equivalente a una notifica a mezzo posta) con l’evidente vantaggio che per spedire un messaggio tramite PEC non serve uscire di casa o dall’ufficio, si può mandare un messaggio di posta elettronica certificata con un PC o con i tradizionali dispositivi mobili.

La forte diffusione della Posta Certificata è stata anche favorita da offerte a prezzo contenuto anche per le categorie business: la PEC può costare annualmente quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l’invio di messaggi illimitati.

Garanzia dell’integrità del contenuto con i servizi certificati PEC

Un’altra peculiarità di questo servizio rispetto ai mezzi tradizionali è rappresentata dal fatto che la posta elettronica certificata non solo certifica la trasmissione e l’avvenuta consegna di un messaggio, ma ne garantisce anche l’integrità del contenuto rendendo lo strumento ancora più versatile e adatto a svariati utilizzi che vanno oltre la mera trasmissione di un messaggio o di un file.

Per spedire un messaggio di posta certificata dopo aver attivato la propria casella ci si comporta come per la posta elettronica tradizionale disponibile su Internet. Sulla propria casella si ricevono una serie di ricevute elettroniche (che devono essere conservate secondo la specifica normativa sulla conservazione dei documenti digitali). Tali ricevute attestano, con opponibilità ai terzi, la spedizione del messaggio di PEC e la sua consegna al destinatario. Non è opponibile ai terzi l’avvenuta lettura del messaggio ma una ricevuta di consegna al destinatario è sufficiente. Cioè se ricevo una raccomandata cartacea A/R e poi non la leggo potrei avere dei problemi. L’utilizzo del digitale aiuta anche nei contenziosi perché quanto trasmesso arriva a destinazione integro e dovrei dimostrare in giudizio che quello che ho ricevuto è diverso da quello spedito anche se non ci sono tracce informatiche di alterazione (integrità e immodificabilità del documento informatico).

A cosa serve la PEC: opportunità e obblighi della posta certificata

La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento;  quindi consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).

La prima grande diffusione della PEC si è avuta con l’obbligo di associare caselle di questo tipo alle Aree Organizzative Omogenee (AOO) relative al protocollo informatico nella PA.

Poi la Posta Certificata è stata diffusa con gli obblighi per i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese (comprese le nuove partite IVA e ditte individuali) e i professionisti iscritti ad albi ed elenchi. L’iscrizione al registro delle imprese poteva avvenire solo comunicando la specifica casella. Anche un tassista è titolare di una casella di PEC.

La PEC è obbligatoria nell’ambito degli scambi documentali previsti nell’ambito dei processi telematici.

Viene utilizzata in molte altre situazioni come l’iscrizione a concorsi pubblici, la richiesta di informazioni alle PA nell’ambito delle regole di trasparenza (FOIA) e per scambi di dati tra mondo finanziario e Agenzia delle Entrate.

Come fare la PEC e ottenere una casella di posta certificata

Una casella di Posta Elettronica Certificata con caratteristiche a norma di legge ma con offerte stabilite dal mercato può essere acquisita (ci sono anche offerte gratuite per periodi di avvio) presso uno dei gestori pubblicati sulla pagina dedicata del sito AgID.

E’ utile ricordare che una serie di gestori non rilasciano caselle di PEC al pubblico (per esempio il Notariato) ma l’offerta è ampia e strutturata.

Altri gestori si rivolgono a mercati dedicati come il processo telematico e i servizi accessori utilizzati dagli avvocati.

Caratteristiche della PEC, accesso e come accedere alla casella di posta elettronica certificata

È possibile scegliere lo spazio della casella, meccanismi di notifica della ricezione del messaggio, servizi di gestione dei messaggi e delle relative ricevute con la possibilità offerta dal gestore di PEC di un servizio di conservazione digitale conforme alle norme primarie.

Accedere alla PEC è molto semplice, ed è gestito attraverso l’accesso ad una webmail. Per ogni scopo necessario è possibile richiedere al gestore di PEC i log delle trasmissioni e ricezioni dei messaggi al fine di avere prova di una avvenuta trasmissione o deposito nella casella del destinatario.

INIPEC: le pagine gialle e come cercare un indirizzo PEC

Sul sito Inipec tenuto da Infocamere per conto del Ministero dello Sviluppo Economico è possibile reperire gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata di professionisti e imprese.

L’indice viene aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.

Questi indirizzi sono a disposizione delle PA.

Chi vuole inviare una PEC ad una pubblica amministrazione può ricercare l’indirizzo su questo sito.

L’evoluzione della PEC: domicilio digitale, standard sui Serc

Allo stato dell’arte i Servizi Elettronici di Recapito Certificato (SERC) previsti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS) non hanno ancora obblighi comunitari. Infatti la Commissione Europea non ha emesso alcun atto esecutivo che impone o indica agli Stati membri quali siano le regole funzionali per i SERC di tipo postale denominati REM – Registered Electronic Mail (esistono SERC basati su web services e non su scambi di messaggi asincroni analoghi alla posta elettronica certificata).  Il legame tra normativa nazionale, il domicilio digitale e i SERC è stabilito tramite un combinato disposto all’interno del CAD. Il legame è tra la definizione di domicilio digitale e l’articolo 1, comma 1-ter: “Ove la legge consente l’utilizzo della posta elettronica certificata è ammesso anche l’utilizzo di altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi degli articoli 3, numero 37), e 44 del Regolamento eIDAS”.

Questo legame non è solo ovviamente per il domicilio digitale ma per tutti quei servizi che devono essere resi mediante la PEC. Un prestatore di servizi fiduciari qualificato per erogare SERC sarebbe pienamente nella norma se volesse impiegare questi al posto della PEC. L’ETSI a metà del 2019 ha completato la pubblicazione degli standard relativi all’intero sistema dei SERC, postali e non. AgID in collaborazione con i gestori PEC ha elaborato un documento che propone un utilizzo degli standard ETSI tale da modificare al minimo l’architettura funzionale PEC. È il primo passo verso quanto stabilito nella Legge di semplificazione 2019 che ha previsto un’evoluzione europea per questi servizi. Ancora sono da definire i meccanismi di interoperabilità comunitari, la convivenza e poi la migrazione da PEC a REM, l’eventuale utilizzo del sistema REM Store and Notify che consente di allegare ai messaggi anche centinaia di megabyte. L’imminente riesame del regolamento eIDAS previsto per il 1^ luglio 2020 potrebbe dare impulso a questa previsioni nazionali e comunitarie definendo il futuro della PEC.

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